Privacybeleid

1 – Doel van het privacybeleid van de verwerkingsverantwoordelijke

Het doel van dit privacybeleid is om informatie te verstrekken aan personen wiens gegevens worden verwerkt volgens de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016. In dit beleid leggen wij onder andere uit:

Welke persoonsgegevens door Ebolt worden verwerkt.
Voor welke doeleinden ze worden verwerkt.
De wettigheid van deze verwerkingen (juridische grondslagen).
Wat uw rechten zijn.
Wat de verplichtingen van Ebolt zijn.

2 – Verwerkingsverantwoordelijke

Onder “verwerkingsverantwoordelijke” wordt verstaan elke entiteit die de doeleinden en middelen van de verwerking of verwerkingen bepaalt die zij uitvoert. Ebolt en al haar dochterondernemingen of filialen treden op als verwerkingsverantwoordelijken voor persoonsgegevens onder hun respectieve controle (hierna “Ebolt”). Ebolt kan echter haar dochterondernemingen en respectieve filialen vertegenwoordigen als verwerkingsverantwoordelijke, behoudens hetgeen is bepaald in de relevante wetgeving, kunnen Ebolt, haar dochterondernemingen en respectieve filialen hun taken en verantwoordelijkheden overdragen aan een andere entiteit binnen de holding. Ebolt is geregistreerd onder ondernemingsnummer: BE0840714440. Adres: 344 rue de pontillas 5300 Landenne Contact e-mailadres: info@ebolt.be

3 – Toepassingsgebied van het privacybeleid

Dit privacybeleid is van toepassing op al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige) of op natuurlijke personen die werken voor of in opdracht van onze professionele klanten en/of leveranciers, op alle bezoekers van de website van Ebolt en op alle andere personen die contact met ons opnemen. Het heeft betrekking op de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van het gebruik van de website van Ebolt en de diensten die worden geleverd door Ebolt. Voor zover uw persoonsgegevens aan ons worden verstrekt door onze professionele klanten en/of leveranciers, hebben zij bepaalde verplichtingen krachtens de wet, met name om u te informeren dat wij uw gegevens verwerken. Ebolt kan ook uw persoonsgegevens verwerken als verwerker namens een van haar partners, die dan de verwerkingsverantwoordelijke zal zijn. In dat geval verwijzen wij naar het privacybeleid van de betreffende partner. Ebolt kan haar privacybeleid aanpassen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld bij verandering van omstandigheden (wijziging van onze diensten, wetgeving, enz.). De laatste geldige versie zal beschikbaar zijn op de website en wij zullen u op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen via onze website en, indien van toepassing, via andere communicatiekanalen. Dit beleid geeft aan welke versie van toepassing is en vanaf wanneer deze van kracht is. Als u uw persoonsgegevens niet wilt verstrekken en deze voor ons nodig zijn om u informatie te verstrekken of een contractuele relatie met u aan te gaan, zullen wij niet in staat zijn om (i) u meer informatie te verstrekken over onze diensten en producten, (ii) u onze diensten of producten aan te bieden, of (iii) een contractuele relatie met u aan te gaan.

4 – Enkele begrippen

Persoonsgegevens worden gedefinieerd als informatie die door u is verstrekt of die u betreft en waarmee u uniek kunt worden geïdentificeerd. Een persoon kan direct worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld aan de hand van een identificator zoals uw naam of uw identificatienummer, of indirect, bijvoorbeeld aan de hand van een of meer specifieke kenmerken die eigen zijn aan uw fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit. Voorbeelden van persoonsgegevens: naam, adres, e-mailadres, IP-adres, rekeningnummer. De verwerking van persoonsgegevens omvat elke handeling of reeks handelingen die al dan niet met geautomatiseerde middelen worden uitgevoerd en betrekking hebben op persoonsgegevens, zoals het verzamelen, registreren, organiseren, structureren, bewaren, aanpassen, wijzigen, opvragen, gebruiken, doorgeven, wissen of vernietigen van uw gegevens. De verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan dat, alleen of samen met anderen, de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. Een verwerker is een natuurlijke of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan dat persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke.

5 – Welke persoonsgegevens verwerkt Ebolt over u?

Categorieën van verwerkte persoonsgegevens

Identificatiegegevens: (voor)naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum.
Elektronische identificatiemiddelen: IP-adres (PC, tablet of smartphone), cookies (zie het cookiebeleid), enz.
Contractgegevens: bijvoorbeeld de contracten die u hebt gesloten met Ebolt, de begin- en einddatum, de prijs en eventuele indexeringparameters, aankoop- en contactgeschiedenis.
Gegevens over uw gebruik van onze producten en diensten: bijvoorbeeld hoe u onze online diensten gebruikt.
Professionele gegevens: functie en titel bij onze professionele klanten en/of leveranciers.
Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer en betalingsgeschiedenis.
Verkeers- en locatiegegevens.
Verbruiksgegevens, meetgegevens, (technische) gegevens van uw aansluitingen, installaties, technische infrastructuur en andere relevante gegevens voor het leveren van installatie- en onderhoudsdiensten, voor zover deze gegevens u identificeren.
Andere gegevens verstrekt aan Ebolt, bijvoorbeeld in het kader van klachten, storingen of andere contactverzoeken.
Gegevens van andere producten en/of diensten.
Categorieën van betrokkenen (personen waarvan de persoonsgegevens door Ebolt worden verwerkt)
Websitebezoekers
Huidige, voormalige en toekomstige klanten (professioneel) en hun medewerkers en vertegenwoordigers
Leveranciers en hun medewerkers en vertegenwoordigers

6 – Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

In dit gedeelte zullen we u zo goed mogelijk informeren over de doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens en de wettelijke grondslagen waarop wij ons baseren voor deze verwerkingen. De volgende opsomming van doeleinden en wettelijke grondslagen is niet limitatief.

Websitebeheer
Contactformulieren op de website
Het leveren van diensten
Administratie, facturatie en boekhouding
Het verstrekken van informatie over de producten en diensten van Ebolt
Het verbeteren van onze producten en diensten
Callcenters
Het beschermen van de rechten, eigendom en veiligheid van Ebolt
Het naleven van wettelijke of reglementaire verplichtingen
Het aangaan, sluiten en/of uitvoeren van een installatie- of onderhoudscontract of het verstrekken van Software as a Service-oplossingen
Inkoop, personeelscoördinatie, projectplanning en -beheer
Het (administratief) beheer van informatie met betrekking tot onderhoud, storingen en reparaties aan installaties of technische infrastructuur in het kader van dienstverlening
Het verzamelen en verwerken van gegevens van bestaande klanten, contacten en potentiële klanten voor marketingdoeleinden (prospectie), inclusief het verstrekken van informatie over andere relevante producten en/of diensten
Het verwerken van verzoeken, klachten en geschillen

7 – Wettelijke grondslagen

Ebolt verwerkt gegevens op basis van de volgende grondslagen: a) Uw toestemming, bijvoorbeeld wanneer u zich aanmeldt voor de elektronische nieuwsbrief. b) De uitvoering van een contract, indien u onze diensten gebruikt en zelf partij bent bij het contract. c) Een wettelijke verplichting: we moeten bepaalde financiële gegevens bewaren voor belastingadministratie, evenals gegevens over onze installatie, inspecties, enzovoort. d) Een gerechtvaardigd belang: we kunnen bepaalde klantgegevens bewaren om u gericht te benaderen en onze diensten te analyseren.

8 – Aan wie kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken?

Voor het bereiken van de in het vorige hoofdstuk genoemde doelen worden uw persoonsgegevens alleen verstrekt aan de volgende derden:

onze callcenters
onze partners (bijvoorbeeld installateurs van energie- en energie-efficiëntiegerelateerde producten);
bedrijven en tussenpersonen die wij inschakelen voor het beheer van onze vorderingen (bijvoorbeeld incasso, overdracht van vorderingen);
bedrijven die deel uitmaken van Ebolt, voor zover de verwerking wordt uitgevoerd door een van de bedrijven die gemachtigd zijn om dit te doen;
bevoegde autoriteiten;
onze verwerkers (bijvoorbeeld ICT-verwerkers).
Personen die voor deze derden werken, hebben alleen toegang tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak en zijn contractueel verplicht om de vertrouwelijkheid van de gegevens te respecteren.

De bovenstaande lijst van derden is niet limitatief.

9 – Overdracht van uw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”)

Wanneer wij samenwerken met derden in landen buiten de EER waar het niveau van bescherming van uw persoonsgegevens onvoldoende is, leggen wij hun contractuele verplichtingen op die zijn goedgekeurd door een bevoegde autoriteit (de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die zijn aangenomen door de Europese Commissie) en die een passende bescherming van uw persoonsgegevens waarborgen.

10 – Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijn kan dus variëren afhankelijk van het doel. Zo moeten we bijvoorbeeld uw factuurgegevens gedurende 7 jaar bewaren vanwege boekhoudkundige en fiscale verplichtingen. Wij bewaren uw contractgegevens tot 10 jaar na het einde van uw contract uit juridische noodzaak om bepaalde gegevens als bewijs te kunnen gebruiken in geval van geschillen. Persoonsgegevens van potentiële klanten of personen die verbonden zijn met deze klanten worden bewaard tot 12 maanden na de verkrijging van deze persoonsgegevens. Ze kunnen echter langer worden bewaard als de potentiële klant daadwerkelijk een klant van Ebolt wordt. De bovenstaande bewaartermijnen zijn niet limitatief.

11 – Beveiliging van uw persoonsgegevens

Ebolt heeft een intern beleid voor privacy en beveiliging. Ebolt neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of onrechtmatige wijziging. Ebolt doet er alles aan om haar netwerk te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en bedrijfsgegevens van haar klanten te waarborgen.

12 – Welke rechten heeft u met betrekking tot privacy?

12.1 – Uw recht op toegang

U heeft te allen tijde het recht om van ons te vernemen of er persoonsgegevens over u worden verwerkt en, indien dit het geval is, toegang te verkrijgen tot deze persoonsgegevens, samen met de volgende informatie: a) de doeleinden van de verwerking; b) de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt; c) de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen); d) indien mogelijk, de bewaartermijn of, indien dit niet mogelijk is, de criteria om deze termijn te bepalen; e) het bestaan van uw rechten met betrekking tot privacy; f) het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit; g) de informatie die we hebben over de bron van persoonsgegevens wanneer deze via een derde partij worden verzameld; h) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming. Deze informatie wordt u verstrekt via dit privacybeleid. U heeft ook het recht om een kopie te ontvangen van de verwerkte gegevens in een begrijpelijke vorm.

12.2 – Uw recht op rectificatie van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om onvolledige, onjuiste, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten corrigeren.

12.3 – Uw recht op gegevenswissing (het “recht om vergeten te worden”)

U heeft het recht om in de volgende gevallen de verwijdering van uw persoonsgegevens te verkrijgen: a) uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt door Ebolt; b) u verzet zich tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er zijn geen dwingende legitieme redenen voor de verdere verwerking door Ebolt; c) uw persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt; d) uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting; e) u heeft uw toestemming ingetrokken en er is geen andere wettelijke basis voor de verwerking. Houd er echter rekening mee dat we niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking van deze gegevens nodig is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische rechten of omdat we wettelijk verplicht zijn bepaalde documenten te bewaren, of omdat we ze nodig hebben voor een bestaande contractuele relatie. We zullen u meer gedetailleerde informatie hierover verstrekken in ons antwoord op uw verzoek.

12.4 – Uw recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen wanneer een van de volgende situaties van toepassing is: a) u betwist de juistheid van deze persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die Ebolt in staat stelt de juistheid van de gegevens te verifiëren; b) de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig: u vraagt in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan; c) Ebolt heeft de gegevens niet langer nodig voor de oorspronkelijke verwerking, maar u heeft ze nog steeds nodig voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische rechten: in plaats van verwijdering worden ze beperkt gebruikt voor juridische doeleinden; d) zolang er geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, vraagt u om beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens. Wanneer de verwerking is beperkt, kunnen persoonsgegevens alleen met uw toestemming worden verwerkt, behalve voor bewaring, voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische rechten, of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of om gewichtige redenen van algemeen belang.

12.5 – Uw recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om uw persoonsgegevens “terug te krijgen”. Dit kunt u alleen doen voor persoonsgegevens die u actief of passief aan Ebolt hebt verstrekt, direct of indirect, en die worden verwerkt op basis van uw toestemming of een contract en als deze verwerking plaatsvindt met geautomatiseerde methoden. In alle andere gevallen heeft u dit recht niet (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens gebaseerd is op een wettelijke verplichting of een legitiem belang). Dit recht heeft twee aspecten: a) u kunt verzoeken om de betreffende persoonsgegevens van Ebolt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat; en b) u kunt Ebolt verzoeken de betreffende persoonsgegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. U bent dan verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid en beveiliging van het e-mailadres dat u opgeeft voor de overdracht. Ebolt heeft het recht om deze overdracht te weigeren als dit technisch niet mogelijk is.

12.6 – Uw recht om uw toestemming in te trekken

Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u ook het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. De intrekking heeft echter alleen gevolgen voor de toekomst en heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden op basis van uw toestemming vóór de intrekkingsdatum. In geval van intrekking van uw toestemming kunnen we de gegevens alleen blijven verwerken als er een andere wettelijke basis voor de verwerking bestaat.

12.7 – Uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, als de verwerking gebaseerd is op het legitieme belang van Ebolt of de uitoefening van een taak van algemeen belang. Ebolt zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij zij dwingende gerechtvaardigde redenen voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of als de verwerking verband houdt met de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische rechten (bijvoorbeeld het indienen van een gerechtelijke vordering).

13 – Praktische informatie

13.1 – Hoe kan ik mijn rechten met betrekking tot privacy uitoefenen?

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens waarop dit privacybeleid van toepassing is, kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres info@ebolt.be Om uw recht op toegang uit te oefenen en ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, kunnen we vragen om uw identiteit te verifiëren. Bij twijfel of onnauwkeurigheid kunnen we u om aanvullende informatie vragen. Als identiteitsverificatie op geen andere manier mogelijk is, kunnen we u ook vragen om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart te verstrekken. De hierboven genoemde rechten kunnen worden uitgeoefend in overeenstemming met de vereisten en beperkingen die in de wetgeving zijn vastgesteld. De tekst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft daarom voorrang op wat wordt vermeld in de beschrijving van de genoemde rechten hierboven.

13.2 – Zijn er kosten verbonden aan het uitoefenen van mijn rechten?

Wanneer u uw verzoek elektronisch indient, zullen wij u, indien mogelijk, elektronisch voorzien van informatie, tenzij u anders verzoekt. In ieder geval zullen wij u een beknopt, transparant, begrijpelijk en gemakkelijk toegankelijk antwoord verstrekken.

13.4 – Wanneer kan ik een reactie verwachten?

Wij zullen zo snel mogelijk reageren op uw verzoek en in ieder geval binnen een maand na ontvangst ervan. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd indien dat nodig is. In geval van verlenging van de termijn zullen wij u binnen een maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte stellen.

13.5 – Wat gebeurt er als Ebolt niet reageert op mijn verzoek?

Ebolt heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, ook wel bekend als Data Protection Officer/DPO. Als u van mening bent dat uw vraag of verzoek met betrekking tot privacy niet correct is behandeld, of als u meer informatie wilt ontvangen over dit privacybeleid, kunt u een schriftelijk verzoek richten aan de DPO. U kunt dit als volgt doen:

Per e-mail: info@ebolt.be

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Website : https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Contactgegevens: Gegevensbeschermingsautoriteit Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles +32 (0)2 274 48 00 +32 (0)2 274 48 35 contact@apd-gba.be